En dan staat er zo’n prachtige vergaderhoek, met robuuste statafel, blinkend koffie-apparaat, de juiste sfeer en multifunctioneel digiboard. Maar wat dan? Uit de praktijk blijkt dat mensen vaak tóch nog op de traditionele manier blijven vergaderen. Omdat ze niet weten hoe informeel vergaderen werkt. Of omdat er drempelvrees is om het anders te doen. Onbekend maakt onbemind. Vergaderkracht lost dit in een paar korte sessies voor je op.

 

INFORMEEL VERGADEREN

In informele vergadersessies met maximaal 6-7 deelnemers, met een techniek die iedereen aan het woord laat, komen de beste ideeën naar voren en ontstaat de beste dialoog voor de juiste beslissingen. De output zorgt voor betrokken medewerkers die open staan voor verandering en samen zorgen voor een optimale en effectieve organisatie.

 

GROUPTHINK

Vaak bestaat een team lange tijd uit dezelfde leden. Iedere week dezelfde mensen die Verstandige mensen kunnen tot slechte beslissingen komen.

zich tijdens saaie vergaderingen over herkenbare vraagstukken buigen. Hierdoor kan ongemerkt ‘groupthink’ ontstaan en werkt men naar consensus toe die door de vaste communicatie-patronen ontstaat. Intelligente, bekwame en toegewijde medewerkers kunnen dan samen tóch voor een niet- optimaal groepsbesluit gaan. Deze wordt nl. bepaald door uniform denken (en door het grootste ego die dit besluit oppert). Werk aan de juiste dialoog door óók de mening van de minderheid in besluitvorming mee te nemen. Daar kun je technieken voor aanleren.

 

AGILE VERGADEREN

Vergaderen over alle onderwerpen en in alle omstandigheden lijkt eenvoudig, maar vaart, -zeker in een nieuwe setting-, wél bij enige begeleiding. Geen ellenlange bijeenkomsten maar korte sessies waarin medewerkers geleerd wordt zo effectief mogelijk te vergaderen. Door het inzetten van scrum en visualisatie in een lean proces, bereikt Vergaderkracht in korte tijd optimale resultaten. Via nieuwe technieken kunnen de resultaten worden gedigitaliseerd waarmee je de rest van de organisatie snel op de hoogte kunt brengen en die op ieder moment en overal ter wereld oproepbaar zijn. Dit vervangt meteen de notulen die meestal niet worden gelezen.

 

LEREN VERGADEREN

Leer onder begeleiding van een facilitator van Vergaderkracht hoe je in een paar stappen effectief en zinvol kunt vergaderen. Dit werkt als volgt:

  • Via een intake bepalen we vooraf voor wie de nieuwe vergadertechniek bestemd is; Buitendienst lean_vergaderenmedewerkers? Verkoopteam? Directie? Productiemedewerkers?
  • Vervolgens bepalen we het doel van de vergaderingen voor de verschillende teams.
  • We zijn direct bij de eerste vergadering aanwezig, zodat medewerkers meteen de kracht van de nieuwe manier van vergaderen inzien.
  • Vergaderkracht daagt iedereen uit input te leveren, zodat niet alleen de grootste ego’s aan het woord zijn en waardoor optimale dialoog en besluiten ontstaan.
  • De beste ideeën en uitkomsten komen op het digiboard te staan. Dit zijn de notulen die meteen voor iedereen zichtbaar zijn en voor een volgende informele vergadering in één oogopslag helder.


De voordelen van actief en informeel vergaderen zijn in een aantal korte sessies meteen helder;

Medewerkers omarmen het nieuwe concept snel en zullen ook voor de daily standups meer gebruik gaan maken van de nieuwe vergaderomgeving. Op deze manier vergaderen leidt tot meer onderling begrip, maakt mensen creatief en productief, brengt de beste ideeën naar voren en zorgt voor optimale besluitvorming.


Vergaderen is tenslotte meer dan het samenbrengen van een aantal mensen in de hoop dat er iets goeds uitkomt. Het heeft vooral te maken met hoe wij met elkaar omgaan. In Nederland wordt jaarlijks voor € 31 miljard vergaderd. Vergaderkracht heeft cijfers die aantonen dat deze kosten met 30% omlaag gebracht kunnen worden. Bereken hier je besparing.

 

Hoe je dit doet? Alleen door de juiste setting, tools en training!

Holler Box