DE MISSING LINK

En dan staat er zo’n prachtige vergaderhoek met multifunctioneel touchscreen. Maar wat dan? Uit de praktijk blijkt dat het touchscreen na een paar pogingen links blijft liggen. Omdat er drempelvrees is of medewerkers niet weten hoe effectief vergaderen werkt.

In Nederland vergaderen we jaarlijks voor € 31 miljard. Een touchscreen is een flinke investering maar kan als hulpmiddel bijdragen om vergadertijd omlaag te brengen. Daar is wel de juiste vergadertechniek voor nodig. Alleen het ophangen van een touchscreen brengt niets.

Wil jij ook 30% besparen en 100% meer output krijgen? Bereken hier hoeveel jij kunt besparen.

Begin met de volgende aandachtspunten:

HET TEAM

Vaak bestaat een team uit dezelfde mensen die zich tijdens saaie vergaderingen over repeterende vraagstukken buigen. Dit zorgt ongemerkt voor ‘groupthink’: mensen die, wanneer ze langeGroupthink tijdens vergaderingenr met elkaar omgaan, hetzelfde gaan denken en achter elkaars oplossingen staan. Herken je dit?: Degene met het grootste ego -vaak de voorzitter- oppert een voorstel en de rest sluit zich daarbij aan. Uniform denken noemen we dat. Dat levert geen goede output op en het brengt je geen stap verder.

Conclusie: voordat je met een touchscreen begint is het belangrijk alle meningen te horen, de juiste dialoog op gang te brengen en voor goede besluitvorming te zorgen. Daar zijn technieken voor.

DE SFEER

De sfeer tijdens vergaderingen is belangrijk. De beste gesprekken ontstaan bij informele vergaderruimtehet koffieapparaat, in een informele sfeer. Daar voel je je vrij, sta je en blijf je alert. Heel anders dan in een saaie vergaderruimte. Een informele vergaderhoek met een stand-up mogelijkheid en een goede kop koffie nodigt eerder uit tot overleg. Dan komen de beste ideeën naar voren en ontstaat dialoog. Medewerkers voelen zich betrokken bij elkaar en bij je bedrijf. Dat werkt meteen door in de resultaten.

DE TOOLS

Vergaderen lijkt eenvoudig, maar vraagt naast een prettige sfeer en een goede begeleiding ook om de juiste tools. Maak vergaderen visueel waardoor de inhoud beter beklijft. Begin op een whiteboBekijk in detailard en stap later, als de vergadertechniek beklijft, over op een touchscreen. Organiseer korte sessies (tijd = geld), waarin iedere medewerker de uitdaging aangaat om zijn of haar mening visueel te delen.  Zo ontstaan notulen en actiepunten die je daarna digitaal kunt delen en die op ieder moment oproepbaar zijn voor een volgende vergadering. Waar ook ter wereld. Op deze manier krijg je inzicht in ieders mening, niet alleen die van de grootste ego’s of kartrekkers. Dat brengt de discussie op gang. Notuleren hoeft bovendien niet meer.

TRAINING: VERGADEREN MET EEN MISSIE
Naast het creëren van de juiste sfeer, omgaan met visueel vergaderen en een touchscreen helpen deze stappen je verder op weg: 

  • Bepaal voor wie de nieuwe vergadertechniek bestemd is; buitendienst, verkoopteam, directie, productiemedewerkers?
  • Bepaal het doel van de vergadering voor de verschillend teams. Wat willen we bereiken?
  • Learn by doing. Zorg bij de eerste vergadering voor de juiste gespreksleiding en betrek medewerkers van het begin bij de nieuwe manier van visueel vergaderen.
  • Daag iedereen uit input te leveren, zodat niet alleen de grootste ego’s aan het woord zijn. Ook hier is een techniek voor met een sleutelrol voor een goede gespreksleider. Oefen de nieuwe vergadertechniek éérst op een whiteboard. Deze notulen kun je digitaal met iedereen delen en voor de volgende vergadering meteen weer oproepen.

HET RESULTAAT?

  • Je bespaart 30% op vergadertijd en krijgt 100% resultaat.
  • De voordelen van vergaderen met een touchscreen zijn na een paar sessies helder.
  • Medewerkers gaan meer gebruik maken van het touchscreen en de nieuwe vergaderomgeving.
  • Er ontstaat meer interactie tussen teams die visueel vergaderen.
  • Notuleren is overbodig.
  • Ook andere mogelijkheden van het touchscreen komen dichterbij zoals video conferencing of scrummen.

Op deze manier vergaderen leidt tot meer onderling begrip, creativiteit en productiviteit. En tot betere resultaten. Je verzamelt de beste ideeën van medewerkers en bereikt de meest optimale besluitvorming die iedereen gaat uitvoeren. 

Wil je méér informatie?

Reageer direct: info@vergaderkracht.nl en wij reageren binnen een dag.

www.vergaderkracht.nl

captcha

Holler Box