Werk je op dit moment thuis en wil je graag overleggen met je collega’s? Dan is video-vergaderen en tegelijk digitaal informatie uitwisselen belangrijk. Wij noemen dat tele-vergaderen.

Hoe betrek je telewerkers het beste?

Voor telewerkers moet het overzicht en het verloop van een tele-vergadering op de laptop of PC goed zichtbaar en goed te volgen zijn. Dat gaat het beste met visualiseren. Op kantoor op een flip-over of whiteboard geschreven teksten, zijn thuis of elders op een laptop, niet leesbaar. Er bestaat er maar één goede oplossing: het digitaliseren van vergaderingen. Zoveel mogelijk zien en zo min mogelijk lezen. Door op kantoor met het aanwezige team een visuele vergadering op een groot touchscreen te voeren en tegelijkertijd de telewerker ook hetzelfde volledige beeld op de laptop te laten volgen. Dan kan iedereen op afstand aan de tele-vergadering deelnemen. Daarvoor is training in visuele vergadertechnieken belangrijk. Dat geldt zowel voor de gespreksleider, de deelnemers als de telewerkers.

Waarom moet je visualiseren?

Een beeld zegt meer dan duizend woorden. En door te zien herinner je je dingen het beste en behoren onleesbare teksten bij tele-vergaderen tot het verleden. Een visuele vergaderopzet met iconen of pictogrammen op een groot touchscreen zijn daarbij onmisbare tools. Visualisatie via een touchscreen scheelt na enige oefening veel uitleg en vertraging. Daarmee draag je informatie direct digitaal over op de deelnemers van de vergadering én op de telewerkers. Dan is een tele-vergadering op een laptop en PC wél te volgen. 

Zet de inhoud centraal 

Alleen een scherm met de afbeeldingen of video’s van de deelnemers voegt niets toe. Het gaat om de inhoud van de bespreking. Dat geldt zéker voor de tele-werkers. Visualiseer de vergadering en plaats dat centraal in beeld. Al die bewegende beelden van deelnemers voegen niets toe, leiden af en zijn vermoeiend. Ons brein mist bij tele-vergaderen de non-verbale communicatie die in besprekingen zo belangrijk is voor goede mening- en oordeelsvorming, sfeer en doelen te bereiken.

Ons brein gaat automatisch op zoek naar die ontbrekende informatie tijdens het tele-vergaderen. Dat betekent dat het brein gaat multi-tasken maar vindt daarmee die ontbrekende informatie niet. Naast het feit dat we helemaal niet kúnnen multi-tasken leidt het af van het doel en is erg vermoeiend.  

Belangrijk is dat je goed met de techniek van een touchscreen en visueel vergaderen overweg kunt.

Hoe begin je daarmee?

Door medewerkers eerst, zonder touchscreen te trainen in visueel vergaderen. Dit doorbreekt cultuur en vastgeroest gedrag. Medewerkers leren out-of-the-box te denken en hun ideeën kort te formuleren. Dat zorgt voor versnelling, beter onderling begrip en brengt nieuwe ideeën op gang. Daarnaast maakt het je organisatie flexibel en je bedrijf wendbaar. Hiermee ben je beter voorbereid op roerige tijden. Pas daarna maak je de stap naar online-vergaderen met de telewerkers.

Maar wat doe je over enkele weken als werken op kantoor weer mogelijk is? Dan is thuiswerken al weer meer ingeburgerd en zullen meer mensen willen blijven telewerken. Daarom zal er gezocht gaan worden naar goede oplossingen om tele-vergaderen tussen telewerkers en kantoor mogelijk te maken.

Heb je vragen? Bel 0653376912 of mail naar: info@vergaderkracht.nl

www.vergaderkracht.nl

 

captcha

Holler Box