Werk je op dit moment thuis en wil je graag overleggen met je collega’s? Dan is video-vergaderen en tegelijk digitaal informatie uitwisselen belangrijk. Wij noemen dat tele-vergaderen.

Maar wat doe je over enkele weken als werken op kantoor weer mogelijk is? Dan is thuiswerken al weer meer ingeburgerd en zullen meer mensen willen blijven telewerken. Daarom zal er gezocht gaan worden naar goede oplossingen om tele-vergaderen tussen telewerkers en kantoor mogelijk te maken.

Hoe betrek je telewerkers het beste?

Voor telewerkers moet het overzicht en het verloop van een tele-vergadering op de laptop goed zichtbaar en goed te volgen zijn. Omdat op kantoor op een flip-over of whiteboard geschreven teksten, thuis of elders op een laptop, niet leesbaar zijn, bestaat er maar één goede oplossing: het visualiseren en digitaliseren van vergaderingen. Zoveel mogelijk visualiseren en zo min mogelijk schrijven. Op kantoor met het team een visuele vergadering op een groot touchscreen voeren en tegelijkertijd krijgt de telewerker hetzelfde beeld op de laptop. Dan kan iedereen op afstand aan de tele-vergadering deelnemen. Daarvoor is training in visuele vergadertechnieken wel belangrijk. Dat geldt zowel voor de gespreksleider, de deelnemers als de telewerkers.

Waarom moet je visualiseren?

Een beeld zegt meer dan duizend woorden. En door te zien herinner je je dingen het beste en behoren onleesbare teksten bij tele-vergaderen tot het verleden. Een visuele vergaderopzet met iconen of pictogrammen op een groot touchscreen zijn daarbij onmisbare tools. Visualisatie via een touchscreen scheelt na enige oefening veel uitleg en vertraging. Daarmee draag je informatie direct digitaal over op alle deelnemers aan de vergadering én aan de telewerkers. Dan is een tele-vergadering op een laptop wél te volgen. 

Belangrijk is wel dat je goed met een touchscreen en visueel vergaderen overweg kunt. 

Hoe begin je daarmee?

Door medewerkers eerst, zonder touchscreen te trainen in visueel vergaderen. Dit doorbreekt cultuur en vastgeroest gedrag. Medewerkers leren out-of-the-box te denken en hun ideeën kort te formuleren. Dat zorgt voor versnelling, beter onderling begrip en brengt nieuwe ideeën op gang. Daarnaast maakt het je organisatie flexibel en je bedrijf wendbaar. Hiermee ben je beter voorbereid op roerige tijden. 

Heb je vragen? Bel 0653376912 of mail naar: info@vergaderkracht.nl

www.vergaderkracht.nl

captcha

Holler Box